Notre engagement envers nos courtiers, nos fournisseurs d’assurance et vos clientsAfin de permettre aux courtiers et à leurs clients d’accéder à des produits et services d’assurance, nous recueillons certains renseignements personnels les concernant, généralement pour le compte de nos fournisseurs d’assurance. Notre engagement va au-delà du respect des exigences légales en matière de protection des renseignements personnels. La confiance que nous accordent nos courtiers et nos assureurs, y compris notre capacité à protéger la confidentialité des renseignements personnels et la vie privée des personnes qui les fournissent, est essentielle au succès de notre entreprise. La présente politique s’applique à nos employés et à tout prestataire de services ou représentant tiers avec lequel nous concluons des contrats.
Pourquoi nous recueillons, utilisons et conservons des renseignements personnelsNous agissons en tant qu’intermédiaire entre les courtiers d’assurance et les agences générales associées (AGA) et les compagnies d’assurance avec lesquelles ils font des affaires, en fournissant des services administratifs et de marketing conformément à des contrats écrits. Les politiques en matière de confidentialité des assureurs nous identifient généralement comme des « prestataires de services ». Les assureurs nous demandent d’obtenir, d’utiliser et de conserver certains renseignements personnels essentiels sur les courtiers afin de déterminer leur aptitude initiale et continue à agir en tant que courtier, d’obtenir des contrats leur permettant de distribuer des produits et de les rémunérer. Ces renseignements comprennent les antécédents financiers et professionnels. Les courtiers nous fournissent des renseignements sur les clients des assureurs afin de leur fournir des services et l’accès aux produits des assureurs. Nos politiques doivent respecter les normes établies par les assureurs dans leurs propres politiques de protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels que les courtiers recueillent auprès de leurs clients et qu’ils nous fournissent pour les transmettre aux assureurs sont des renseignements essentiels que nous utilisons pour fournir des services administratifs aux assureurs, qui à leur tour ont besoin de ces mêmes renseignements pour fournir les services et les produits que les clients ont demandés. Ces renseignements sont utilisés pour déterminer le risque d’assurance, évaluer l’admissibilité aux produits, gérer ces produits une fois qu’ils ont été souscrits et répondre à certaines exigences réglementaires. Il peut s’agir de renseignements sur la santé, de renseignements et d’antécédents financiers et d’information sur les professions. Nous conservons certains de ces renseignements afin de pouvoir gérer nos activités, et fournir un service continu aux courtiers et aux assureurs, ainsi que lorsque la loi nous y oblige. Nous pouvons utiliser des données anonymes pour gérer nos activités, identifier des produits et des services qui profiteront aux courtiers et à leurs clients et pour préparer des rapports sur nos activités.
Limitation de la collecteNous ne recueillons que les renseignements dont nous avons besoin pour respecter nos contrats avec les courtiers et les assureurs et ainsi que nos obligations réglementaires. Nous ne recueillerons des renseignements qu’avec le consentement du client.
Collecte des renseignements sur les clientsDans la mesure du possible, nous recueillons les renseignements sur les clients directement auprès du courtier en tant que représentant autorisé. ILes renseignements peuvent être obtenus par l’intermédiaire d’agences gouvernementales, d’autres assureurs et d’institutions financières. Nous pouvons recueillir tous les renseignements requis sur la santé des clients auprès du courtier ou directement auprès du client lui-même. Nos prestataires de services tiers et autres représentants autorisés peuvent également recueillir ces renseignements en notre nom. Nous recueillerons les renseignements personnels du courtier directement auprès de lui, d’autres assureurs et organismes d’assurance, d’organismes gouvernementaux et d’employeurs actuels et antérieurs.
ConsentementLe consentement du client reçu par les assureurs nous autorise à recueillir des renseignements personnels afin de remplir nos obligations contractuelles envers l’assureur. Nous agissons également sur la base du consentement des clients reçu par les courtiers afin de soutenir leurs activités de vente. Nous recevons le consentement explicite des courtiers nous autorisant à recueillir leurs renseignements personnels dans le cadre de la sélection et de la conclusion de contrats. Lorsqu’un courtier ou un client demande ou utilise l’un des produits ou services que nous mettons à sa disposition, nous transférons tous les renseignements nécessaires par consentement implicite. Si un assureur nous informe qu’un courtier ou un client a retiré son consentement à l’utilisation et à la conservation de ses renseignements personnels, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour nous conformer à la loi. Cela peut nécessiter de mettre fin à notre relation avec le courtier. Nous suivrons les instructions que nous recevrons de l’assureur concernant le statut du client.
Limites de l’utilisation et de la divulgationNous utilisons et divulguons les renseignements personnels pour exécuter nos obligations contractuelles, pour vous fournir de l’information et lorsque la loi nous y oblige. Nous pouvons divulguer ces renseignements personnels à nos employés ou à nos prestataires de services afin qu’ils puissent exercer leurs fonctions, aux assureurs et à toute personne ou organisation à laquelle le consentement a été donné, et lorsque la loi l’autorise. Lorsque des renseignements personnels sont fournis à des prestataires de services, nous exigeons d’eux qu’ils les protègent conformément à nos politiques et pratiques. Nous pouvons également utiliser des renseignements personnels pour offrir des produits et des services qui, selon nous, intéressent les courtiers ou les clients, mais nous ne donnerons ni ne vendrons jamais de renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing. Limites de conservation des renseignements : Nous ne conserverons les renseignements personnels dans nos archives qu’aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins indiquées, ou dans la mesure exigée ou permise par la loi.
Exactitude des renseignementsIl incombe au courtier de veiller à ce que les renseignements personnels le concernant et concernant son client soient aussi exacts et à jour que possible. L’assureur et le courtier sont tous deux tenus de nous communiquer les avis de modification qu’ils reçoivent directement. Une personne peut contester l’exhaustivité et l’exactitude des renseignements personnels que nous détenons à son sujet. Nous apporterons toutes les corrections nécessaires aux renseignements sur un courtier qui se révèlent incomplets ou inexacts et nous informerons les tiers, y compris les assureurs, si nous apportons de telles corrections. Les clients peuvent obtenir l’accès aux renseignements personnels que nous détenons en adressant une demande d’accès au courtier et/ou à l’assureur au nom duquel nous détenons ces renseignements. Dans les cas où un client demande à apporter des modifications aux renseignements que nous détenons, nous agirons selon les instructions du ou des assureurs dont les produits sont détenus et/ou du courtier qui est le représentant autorisé, en fonction des modifications requises. Tout désaccord ou toute divergence concernant l’exactitude sera documenté.
Protection des renseignements personnelsNous protégerons les renseignements personnels contre tout accès ou utilisation non autorisé en veillant à ce que des mesures de protection soient mises en place, y compris des mesures de sécurité physique pour nos bureaux, des politiques opérationnelles, des procédures et des protocoles d’accès, ainsi que des mesures technologiques pour nos systèmes informatiques. Nous utiliserons des mesures de protection pour empêcher tout accès non autorisé aux renseignements personnels au cours du processus de destruction.
Contactez-nousSi vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente politique ou la manière dont nous gérons vos renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité et de la conformité.
Veuillez noter qu’une plainte doit être adressée par écrit. Nous ne répondrons pas aux plaintes envoyées par courriel.
Nicole Meeboer
50 Coreslab Drive
Flamborough, Ontario
L9H 0B2
Téléphone : 1-800-317-9224
Télécopieur : (905) 690-3533
compliance@gryphinadvantage.com
Contactez le commissaire à la protection de la vie privée du CanadaLe commissaire encourage les personnes à tenter de discuter de leurs préoccupations directement avec l’organisation d’abord. Les heures de service sont de 8 h 30 à 16 h 30.
Numéro sans frais : 1-800-282-1376
Téléphone : (613) 947-1698
Télécopieur : (613) 947-6850
ATS : (613) 992-9190
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PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET SÉCURITÉ
La société GRYPHIN ADVANTAGE adhère à des règles, imposées par la loi ou par elle-même, protégeant vos renseignements personnels. Ces règles sont établies par la présente politique en matière de confidentialité, par le code de conduite (qui s’applique à nos administrateurs, dirigeants et employés), ainsi que par les directives de l’industrie et la législation applicable. GRYPHIN ADVANTAGE développe et applique des procédures qui mettent en œuvre ces règles et ne collecte pas de renseignements personnels sans discernement.La quantité et le type de renseignements collectés sont limités à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés. Le respect total de la vie privée, la confidentialité et la sécurité ne sont pas encore possibles sur Internet. Par conséquent, la société GRYPHIN ADVANTAGE ne peut être tenue responsable de toute perte ou de tout préjudice pouvant être subi par toute partie et résultant de l’utilisation, de la communication ou de la transmission de tout renseignement, y compris des renseignements privés, confidentiels ou sensibles, vers ou à partir de ce site Web.
Norme d’accessibilité pour le plan de service à la clientèleFournir des biens et des services aux personnes handicapées
The Gryphin Advantage Inc. s’engage à servir avec excellence tous ses clients, y compris les personnes handicapées. The Gryphin Advantage Inc. s’engage à servir avec excellence tous ses clients, y compris les personnes handicapées. (LAPHO). La norme pour les services à la clientèle entre en vigueur le 1er janvier 2012.
Appareils et accessoires fonctionnels
Nous veillerons à ce que notre personnel soit formé et familiarisé avec les divers appareils et accessoires fonctionnels que nous avons sur place ou que nous fournissons et qui peuvent être utilisés par les clients handicapés lorsqu’ils accèdent à nos locaux.
CommunicationsNous communiquerons avec les personnes handicapées en tenant compte de leur handicap.
Animaux d’assistanceNous accueillons les personnes handicapées et leurs animaux d’assistance. Les animaux d’assistance sont autorisés dans nos locaux ouverts au public.
Personnes de soutien
Une personne handicapée pourra se faire accompagner par une personne de soutien dans nos locaux.
Avis de perturbation temporaireEn cas d’interruption prévue ou imprévue des services ou des installations destinés aux clients handicapés, The Gryphin Advantage en informera rapidement les clients. Cet avis, clairement affiché, comprendra des renseignements sur la raison de l’interruption, sa durée prévue et une description des installations ou services de remplacement, le cas échéant. L’avis sera placé à l’entrée principale de nos locaux.
Formation du personnelThe Gryphin Advantage Inc. offrira une formation à ses employés et aux autres personnes qui traitent avec le public ou d’autres tiers en son nom. La formation sur les politiques, les pratiques et les procédures qui ont une influence sur la façon dont les services sont fournis aux personnes handicapées sera dispensée au chef de bureau ainsi qu’à tous les postes qui sont appelés à traiter avec le public. La formation est élaborée et dispensée aux employés désignés lors de l’orientation des nouveaux employés.
La formation portera sur les éléments suivants :
PROCESSUS DE RÉTROACTIONLes clients qui souhaitent faire part de leurs commentaires sur la façon dont The Gryphin Advantage Inc. fournit des biens et des services aux personnes handicapées peuvent s’adresser à notre chef de bureau. Les plaintes seront transmises au niveau supérieur et traitées par le chef de bureau. Les clients recevront une réponse dans les dix jours ouvrables.
Modifications de cette politique ou d’autres politiquesToute politique de The Gryphin Advantage Inc. qui ne respecte pas et ne promeut pas la dignité et l’indépendance des personnes handicapées sera modifiée.
